C’è una bella differenza tra l’archiviazione dei documenti d’ufficio e quelli di casa. Per poter consultare comunicazioni, bollette e documenti del reddito in breve tempo è necessario ricavare uno spazio apposito. E gli spazi in casa non abbondano. Per questo l’ordine è fondamentale.
È possibile che un bollettino arrivi tramite posta elettronica ma documenti ISEE, comunicazioni INPS o dell’Agenzia delle Entrate potrebbero arrivare tramite supporto cartaceo. E dobbiamo conservarli con cura.
A differenza dell’ufficio, la documentazione di casa non deve essere condivisa quindi la logica dell’archiviazione è totalmente diversa.
Da dove cominciare
Il primo passo da fare per avere archiviazioni semplici è quello di liberarsi dei documenti scaduti per cui non c’è più obbligo di conservazione.
Troviamo un posto in cui conservare i documenti che dobbiamo tenere ancora per un certo numero di anni. Che sia una cantina o la mansarda è importante che sia un posto asciutto.
Quindi passiamo alla documentazione da avere a portata di mano. In questi casi, l’ordine alfabetico o numerico non sono produttivi.
La maniera più veloce per consultarli è quella di suddividere i documenti per genere e cronologia.
All’interno del genere possiamo creare sottocategorie mentre con la cronologia possiamo archiviare i documenti per anno e poi per mese.
Acquistiamo cartelline colorate e trasparenti, raccoglitori e faldoni, post-it, penne, evidenziatori e una spillatrice. Saranno indispensabili.
La documentazione da tenere in casa riguarda la banca, le bollette, i referti medici, garanzie, comunicazioni, dichiarazioni del reddito.
Le sottocategorie divise per anno ci permettono di trovare in maniera immediata il documento che vogliamo consultare.
Documenti ISEE, comunicazioni INPS o dell’Agenzia delle Entrate vanno conservati con ordine, ecco come archiviarli senza rischiare di perderli
Per fare un esempio cominciamo dai documenti della banca. All’interno della cartellina principale avremo diverse sotto-cartelline riguardanti mutui, estratti conto, investimenti. Ogni cartellina aperta deve avere l’indicazione dell’anno corrente. Se usiamo cartelline trasparenti possiamo compilare un foglio con le indicazioni principali ben visibili prima di archiviarle nei raccoglitori. Se utilizziamo invece quelle colorate possiamo scrivere le indicazioni a matita prima di conservarle nel faldone, così da poterle riciclare se ne cambiamo la destinazione.
Nella cartella comunicazioni avremo cartelline contenenti documenti dell’Agenzia delle Entrate o dell’INPS o comunicazioni di aziende per gas, luce o acqua. E così via.
Possiamo acquistare vassoi porta documenti da mettere nella scrivania oppure espositori da appendere al muro. Creano ordine e facilitano la consultazione dei documenti.
Alla fine di ogni anno è giusto fare un riepilogo e capire quale documentazione archiviare definitivamente e quale continuare a tenere a portata di mano.
Se non vogliamo accumulare lavoro possiamo simultaneamente smaltire la documentazione archiviata definitivamente che è scaduta e che non siamo obbligati a tenere.
Sincronizzare questi due lavori potrebbe tornarci utile per mantenere ordine.
Teniamo a portata di mano una tabella con le scadenze della documentazione. È molto utile perché alcuni documenti possono essere smaltiti dopo un anno, altri dobbiamo tenerli per sempre.
