Dematerializzazione o digitalizzazione ? Sebbene il fine ultimo sia quello della conservazione digitale in entrambi i casi, tecnicamente la dematerializzazione è quel processo che consente di operare una conversione dal documento cartaceo a quello digitale.
La digitalizzazione invece è la creazione ab initio di un documento in formato integralmente digitale; ma quale tra i due procedimenti risulta essere più appropriato, e per quali documenti? Vediamo di fare chiarezza.
Fatture di vendita e di acquisto
Stando all’intervenuta modifica del DMEF del 2004 con quello del 2014, le fatture di vendita e di acquisto di nuova emissione vanno conservate unicamente in formato digitale ed è possibile inoltre dematerializzare quelle già emesse negli anni precedenti.
Inoltre, con la pubblicazione della legge n. 205 del 27 Dicembre 2017 si è introdotto l’obbligo, a far data dal 1° Gennaio 2019, di utilizzare il sistema di interscambio B2B/B2C per tutti i soggetti residenti o presenti nel territorio italiano, dopo aver prodotto le fatture di vendita e di acquisto in formato XML conforme alle specifiche richieste.
Le nuove normative, dunque, impongono la creazione della fattura in XML e l’invio della stessa tramite il sistema B2B/B2C.
Documenti fiscali e scritture contabili
Siano essi documenti di trasporto, siano esse bolle d’accompagnamento o altra documentazione fiscale, dichiarazioni dei redditi, moduli di pagamento F24, comunicazione dati di fatture emesse o ricevute, la digitalizzazione del corrente va fatta seguendo le nuove regole imposte dal legislatore. La modifica normativa intervenuta, nello specifico, riguarderà altresì i registri IVA, le scritture contabili, eventuali altri registri di corrispettivi, registri prima nota, registro di beni in comodato d’uso e ogni altra documentazione volta ad attestare un flusso di cassa.
Con riguardo alle medesime documentazioni fiscali già prodotte negli anni passati, la dematerializzazione non è d’obbligo, ma certamente utile, poiché consente di avere un sguardo d’insieme del dato in monitoraggio attraverso un’armonizzazione nella logica delle nuove procedure.
Libri sociali obbligatori
I libri sociali obbligatori ai sensi dell’art. 2421 del Codice Civile vanno conservati a cura delle società cui si riferiscono. Tra i libri sociali che possono essere digitalizzati sin dalla loro creazione troviamo:
– a)il libro dei soci;
– b)il libro delle adunanze e delle deliberazioni assembleari;
–c) il libro delle adunanze e delle deliberazioni del consiglio di amministrazione;
–d) il libro delle obbligazioni.
Per tutti i documenti sopracitati, ai sensi dell’art 2215-bis del Codice Civile, gli obblighi di vidimazione e numerazione previsti sono risolti con l’apposizione una volta ogni anno della firma digitale dell’imprenditore, unitamente ad una necessaria marca temporale.
Dematerializzazione: Posta elettronica certificata
La produzione di email certificate secondo il sistema PEC devono essere conservate, oltre che prodotte, in formato digitale per almeno 10 anni. Qualora i messaggi o le mail PEC non dovessero essere conservati in formato digitale, gli stessi non sarebbero opponibili in quanto non costituirebbero prova piena.
Contratti e scritture private
Tra tutti i modelli documentali fin qui esposti, i contratti e le scritture private sono gli unici supporti cartacei che è sempre bene conservare secondo le tradizionali metodologie di archiviazione fisica.
Tuttavia, sebbene non sembri opportuno dematerializzare quelli già redatti, la stipula ex novo di contratti o scritture private può avvenire anche in formato digitale sottoscrivendoli con firma digitale o firma elettronica avanzata, quale risulta essere ad esempio la firma grafometrica.
Se la creazione del contratto è digitale, digitale sarà anche la sua conservazione, così come imposto dal DPCM 3 dicembre 2013.
In conclusione, ad eccezione dei soli contratti e scritture private già prodotti, è bene non soltanto digitalizzare la documentazione ma, ove possibile, anche operare una dematerializzazione che possa tradursi in una logica di adeguamento delle nuove impostazioni normative.
Articoli precedenti di Franco Laureana
