Lo smart working vi confonde? Non riuscite più a comunicare chiaramente con i vostri colleghi? Vi perdere documenti, link, riunioni? Forse state usando l’app sbagliata per organizzare il vostro lavoro.
Come scegliere le app giuste per organizzare il lavoro? Internet è stata certamente una delle più grandi rivoluzioni del secolo passato, tuttavia il XXI secolo vanta una quantità di innovazioni nei suoi soli primi venti anni che farebbe impallidire chiunque. Una di queste sono certamente le app gestionali e di messaggistica istantanea. Grazie a queste app, l’ufficio come luogo fisico è diventato obsoleto, spostandosi sul piano virtuale e permettendo a molti di noi di lavorare comodamente seduti sul letto, in pigiama.
Certo, questo se hai l’app giusta. Altrimenti, lo smart working si trasforma in una delle esperienze più stressanti e negative mai provate. Ma vediamo perché.
Scegliere la app giusta: WhatsApp lasciatelo per gli amici
Il problema nello scegliere l’app giusta per organizzare il lavoro, è che molte di queste app sono sconosciute ai più e difficilmente vengono fatti corsi di aggiornamento sul tema (molto male, dico da Millennial). WhatsApp potrebbe andare bene giusto per organizzare una cena in pizzeria tra amici, di certo non è l’app adatta per condividere documenti e lavorare in team. Al suo posto, scegliete il russo Telegram. Famoso per le sue prerogative di sicurezza che garantiscono chat segrete criptate e introvabili ai più, in realtà Telegram è uno straordinario strumento per lo smart working che in troppi sottovalutano.
L’applicazione ti permette di creare gruppi con infiniti collaboratori e gestirli affinché non si crei quello che in gergo si chiama “wall of text”. Ossia una spropositata quantità di messaggi (di solito spam, messaggi inutili che fanno scorrere in alto quelli importanti). Telegram permette agli admin e moderatori di una chat di gruppo di cancellare i messaggi di altri utenti se ritenuti un intralcio o non utili. Permette di mettere un timer al tempo di risposta degli utenti: tutti abbiamo quel collaboratore o collega che ha la brutta abitudine di mandare duemila messaggi di una parola sola.
I vantaggi
Grazie a Telegram potremo farlo smettere, imponendo un timer alle risposte: ogni volta che mandi un messaggio, poi devi aspettare un tot di minuti prima di mandare il successivo.
Telegram è ottimo anche per l’invio di documenti pdf, video e immagini, distorcendone la qualità in maniera minore rispetto a WhatsApp o Messenger. Si possono avere canali broadcast con i quali non puoi interagire (non sono chat), ma che ti forniscono solo le notizie di cui hai bisogno. Ottimo per ricordare a tutti a che ora ci sarà la riunione su Zoom.
Le funzioni di Telegram non finiscono qui: vi siete mai persi un link importante nel flusso di messaggi della vostra chat di lavoro perché era il compleanno del capo e hanno tutti pensato bene di mandare un messaggio di auguri? Nessun problema con Telegram, basta fissare in alto il messaggio importante e potete mandare tutti i messaggi spam che volete. Avrete sempre in evidenza il messaggio importante.
Telegram vs. WhatsApp: la funzione multidevice
Ultimo, ma non per importanza, una delle funzioni che amo di più di questa applicazione. Una di quelle funzioni che la rendono di gran lunga migliore di WhatsApp quando si parla di smart working. In altre parole il fatto che può funzionare tranquillamente su pc, smartphone e tablet, indipendentemente dalla connessione del vostro smartphone. WhatsApp Web è costantemente collegato al vostro telefono. Per cui se non lo avete vicino, non potrete accedere all’app di messaggistica dal vostro pc o altro device. A Telegram non importa se il vostro smartphone è lì vicino a voi o è stato rubato, funzionerà sempre senza problemi su qualsiasi device voi abbiate. Dovete quindi passare un documento da pc a telefono? Aprite Telegram, inviate il documento nella chat “Messaggi Salvati” e come per magia lo avrete a disposizione da qualsiasi device apriate la vostra chat Telegram.
Scegliere l’app giusta per organizzare il lavoro permette di migliorare non solo la vostra capacità produttiva, ma di semplificare anche la vostra vita!
